“In 2019 kwamen er zo’n 3200 facturen bij Eurailscout binnen. Stel je voor dat die allemaal werden uitgeprint, inclusief bijlages, inkoopopdracht, offerte… Sommige facturen hadden wel tien bijlagen. Tel uit hoeveel papier er doorheen zou zijn gegaan en toch gebeurde dat in het verleden gewoon”, zegt Birgit Maes, financieel-administratief medewerker bij Eurailscout.
Birgit vertelt verder hoe het ging: “Voorheen printte je alle facturen uit en zette daar een boekingsstempel op. Je ging de gegevens handmatig overtikken – met de kans op fouten – en de factuur werd genoteerd in het grootboek. Vervolgens belandde de rekening achtereenvolgens in allerlei bakjes van collega’s die akkoord voor betaling moesten geven. Aan het eind kwam er een betaalstempel met datum op en werd de factuur opgeborgen in een kast met een grote uittreklade. Elke leverancier had daarin z’n eigen mapje.
Het klinkt heel ouderwets en het wás allemaal ook uiterst omslachtig.”
Birgit Maes zoals het vroeger ging: het plaatsen van een boekingsstempel op de inkomende facturen.
Digitale verwerking
Pas vanaf 2018 kwam hier verandering in met de introductie van het programma WhiteVision voor digitale factuurverwerking. “Als je tegenwoordig een factuur binnenkrijgt, bijna altijd per e-mail, hoef je die alleen nog maar in te boeken door deze naar het programma slepen. WhiteVision pakt de factuur op en vrijwel alle gegevens worden automatisch herkend en ingelezen. Via het systeem gaat de factuur ter goedkeuring naar collega’s. Ook de accordering gebeurt digitaal. Na accordering komt de rekening in ons ERP-systeem terecht. Ook alle facturen uit het verleden staan daarin, dus als je iets wilt weten hoef je er niet meer voor naar het archief. Dat scheelt heel veel tijd, evenals plek op kantoor.”
Heel handig
“We hebben nu meer een controlerende functie”, verwoordt Birgit. “Je kunt ook meer doen in minder tijd. En je kunt heel eenvoudig thuiswerken, erg handig in deze coronatijd, want de status is altijd online in te zien. Als een klant belt, kunnen we de factuur in het systeem oproepen en direct antwoord geven. Wanneer je voorheen iemand aan de telefoon had, moest je haastig in allerlei bakjes grabbelen om ergens de factuur te vinden. Dat kwam best knullig over.”